Tietojenkäsittelysopimus

Osapuolet ja tämän DPA:n soveltaminen

Tämä DPA on tehty Sencai Tech s.r.o:n, jonka kotipaikka on Praha, Tšekin tasavalta, ja joka on rekisteröity Prahan kaupunginoikeudessa ("Sencai", "me"), ja käyttöehdot hyväksyneen asiakkaan ("sinä") välillä. Se on osa käyttöehtoja ja tulee sitovaksi, kun hyväksyt ne; erillistä allekirjoitusta ei tarvita. Jos haluat asiakirjoihisi merkinnän allekirjoituksesta, organisaatiosi omistaja tai ylläpitäjä voi allekirjoittaa tämän DPA:n alustalla. Voimassa oleva versio on julkaistu osoitteessa sencai.space/legal/dpa/. Tämä on tämän DPA:n versio 1.0. Asiakkaisiin, jotka ovat hyväksyneet käyttöehtojen aiemman version, sitä sovelletaan käyttöehtojen muutoksena niiden muutoksia koskevien määräysten mukaisesti.

Soveltamisala ja roolit

Tätä DPA:ta sovelletaan henkilötietoihin, joita Sencai käsittelee puolestasi palvelua tarjotessaan, kuten jäljempänä kuvataan ("Asiakkaan henkilötiedot"). Asiakkaan henkilötietojen osalta sinä tai edustamasi organisaatio on rekisterinpitäjä ja Sencai on henkilötietojen käsittelijä. Jos itse toimit henkilötietojen käsittelijänä toisen rekisterinpitäjän lukuun - esimerkiksi hallinnoituja palveluja tarjoavana yrityksenä, joka toimii asiakkaidensa puolesta - Sencai toimii alikäsittelijänäsi, ja sinä varmistat, että Sencaille antamasi ohjeet ovat kyseisen rekisterinpitäjän valtuuttamia. Henkilötiedot, joita Sencai käsittelee omiin tarkoituksiinsa, kuten tilin rekisteröintiin, laskutukseen ja palvelun turvallisuuden ylläpitämiseen, eivät kuulu tämän DPA:n piiriin, vaan niihin sovelletaan Tietosuojaselostetta, jonka mukaan Sencai on rekisterinpitäjä. Jotkin tietueet, kuten kirjautumistapahtumat ja auditointiloki, palvelevat molempia tarkoituksia: niitä käsitellään tämän DPA:n mukaisesti, kun niitä käytetään palvelun tarjoamiseen sinulle, ja Tietosuojaselosteen mukaisesti, kun niitä käytetään palvelun turvallisuuden ylläpitämiseen.

Etusijajärjestys ja kieli

Jos tämä DPA ja käyttöehdot ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyn osalta, tämä DPA on etusijalla. Tämä DPA on laadittu englanniksi. Käännökset tarjotaan käytön helpottamiseksi; jos käännös poikkeaa englanninkielisestä versiosta, englanninkielinen versio on etusijalla.

Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus

Käsittelyn kohteena on Sencai-alustan tarjoaminen; alusta on multi-cloud-control plane, joka tarjotaan Software-as-a-Service-palveluna käyttöehtojen mukaisesti. Käsittely kestää sopimuksen voimassaolon ajan ja sen jälkeen siihen asti, kunnes Asiakkaan henkilötiedot on poistettu poistamista ja palauttamista koskevassa kohdassa kuvatulla tavalla. Se käsittää tietojen keräämisen määrittämiesi yhteyksien kautta; niiden tallentamisen, järjestämisen ja näyttämisen valtuutetuille käyttäjillesi; niiden analysoinnin esimerkiksi tietoturvaskannausta, kustannusanalyysia ja, jos käytät niitä, tekoälytoimintoja varten; niiden siirtämisen infrastruktuuriisi ja niille palveluntarjoajille, joiden kanssa työskentelet alustan kautta; pyytämiesi toimenpiteiden suorittamisen pilvipalveluntarjoajilla ja palvelimillasi; sekä niiden poistamisen. Tarkoituksena on tarjota palvelu sinulle käyttöehtojen ja ohjeidesi mukaisesti, mukaan lukien pyytämäsi tuki ja kyseisen käsittelyn turvallisuus GDPR:n 32 artiklan edellyttämällä tavalla.

Rekisteröityjen ryhmät

Asiakkaan henkilötiedot voivat koskea seuraavia rekisteröityjä:

• Alustan valtuutetut käyttäjäsi, kuten työntekijäsi ja ulkopuoliset tekijäsi.
• Henkilöstösi jäsenet, joiden tiedot synkronoidaan yhdistämästäsi hakemistosta, kuten Microsoft Entra ID:stä, Microsoft 365:stä tai Google Workspacesta.
• Henkilöt, joiden henkilötietoja sisältyy alustaan yhdistämääsi tai sen kautta hallinnoimaasi infrastruktuuriin, palvelimiin, lokeihin, pääteistuntoihin tai salaisuuksien arvoihin, esimerkiksi omat asiakkaasi ja loppukäyttäjäsi.

Henkilötietoryhmät

Käyttämistäsi toiminnoista riippuen Asiakkaan henkilötiedot voivat sisältää alla lueteltuja ryhmiä. Palvelua ei ole suunniteltu erityisiin henkilötietoryhmiin (GDPR:n 9 artikla) eikä rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviin henkilötietoihin (GDPR:n 10 artikla). Jos infrastruktuurisi, lokisi tai salaisuuksien arvot sisältävät tällaisia tietoja, olet vastuussa sen arvioimisesta, ovatko tämän DPA:n toimenpiteet asianmukaisia, ennen kuin käsittelet niitä palvelun kautta.

• Infrastruktuuritiedot: yhdistämiesi tai provisioimiesi pilviresurssien ja palvelimien inventaario, konfiguraatio ja metatiedot, kuten resurssien nimet, tagit, IP-osoitteet, DNS-tietueet ja palomuurisäännöt, jotka voivat sisältää henkilötietoja.
• Yhdistämiesi pilvitilien tunnistetiedot, jotka tallennetaan salattuina.
• Tiedot, jotka Sencai-agentti kerää palvelimilta, joille asennat sen, kuten asennetut ohjelmistot ja korjauspäivitysten tila, tietoturvaskannausten tulokset sekä järjestelmä- ja sovelluslokit.
• Selaimen pääteistunnot: tiedot siitä, kuka yhdisti mihinkin palvelimeen ja milloin, sekä istunnon kautta kulkevat tiedot istunnon ollessa auki.
• Hakemisto- ja identiteettitiedot, jos yhdistät hakemiston: käyttäjä- ja ryhmätietueet, kirjautumis- ja hallintatapahtumat, mukaan lukien sähköpostiosoitteet, IP-osoitteet sekä selain- tai laitetiedot, sekä postilaatikkoinventaario.
• Organisaatiosi auditointiloki: mikä käyttäjä suoritti minkä toimenpiteen ja milloin, IP-osoite- ja selaintietoineen.
• Salaisuuksien arvot, jotka annat Secret Injection -toiminnolle.
• Tekoälytoiminnoille lähettämäsi sisältö sekä sen mukana lähetettävä infrastruktuurikonteksti.

Dokumentoidut ohjeet

Sencai käsittelee Asiakkaan henkilötietoja ainoastaan dokumentoitujen ohjeidesi mukaisesti, myös siltä osin kuin on kyse tietojen siirroista Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin, ellei EU:n oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä toisin vaadita; tällöin Sencai ilmoittaa sinulle tästä oikeudellisesta vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos kyseinen laki kieltää ilmoittamisen tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ohjeitasi ovat käyttöehdot, tämä DPA sekä tapa, jolla käytät ja konfiguroit palvelua, myös sen käyttöliittymän ja API:n kautta. Lisäohjeet on annettava kirjallisesti, esimerkiksi osoitteeseen privacy@sencai.space, ja niiden on oltava käyttöehtojen mukaisia. Sencai ilmoittaa sinulle välittömästi, jos ohje sen näkemyksen mukaan rikkoo GDPR:ää tai muuta EU:n tai jäsenvaltion tietosuojalainsäädäntöä. Olet vastuussa ohjeidesi sekä palvelun kautta käsittelemiesi henkilötietojen lainmukaisuudesta.

Luottamuksellisuus

Sencai antaa pääsyn Asiakkaan henkilötietoihin vain henkilöille, jotka tarvitsevat sitä palvelun tarjoamiseen, tukemiseen tai suojaamiseen, ja varmistaa, että kaikki Asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn valtuutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan luottamuksellisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Käsittelyn turvallisuus

Sencai toteuttaa tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen riskiä vastaavan turvallisuustason GDPR:n 32 artiklan edellyttämällä tavalla. Tällä hetkellä käytössä oleviin toimenpiteisiin kuuluvat alla luetellut. Sencai voi päivittää niitä teknologian ja riskien kehittyessä, kunhan yleinen turvallisuustaso ei heikkene.

• Alustan isännöinti Google Cloudin EU-alueilla.
• Organisaatioiden erottaminen toisistaan: resurssit liitetään organisaatioon, johon ne kuuluvat, ja käyttäjiesi pääsy tarkistetaan kyseistä organisaatiota vasten.
• Roolipohjainen pääsynhallinta kunkin organisaation sisällä, joten käyttäjät voivat nähdä ja muuttaa vain sitä, mitä heidän roolinsa sallii.
• TLS-salaus alustaan julkisten verkkojen kautta muodostettaville yhteyksille; palvelimilla toimiva Sencai-agentti käyttää lisäksi molemminpuolisesti todennettua yhteyttä.
• Yhdistettyjen pilvitilien tunnistetietojen salaus levossa (AES-256-GCM); tunnistetietoja ei näytetä takaisin alustan kautta.
• Salaisuuksien arvojen säilyttäminen Sencai Vault -salaisuussäilössä seuraavassa kohdassa kuvatulla tavalla.
• Kirjautumisen suojaaminen toistuvilta salasanan arvausyrityksiltä, lyhytikäiset pääsytunnisteet sekä tuki monivaiheiselle tunnistautumiselle ja kertakirjautumiselle.
• Verkkokäytännöt, jotka rajoittavat sitä, mitkä sisäiset palvelut voivat viestiä keskenään.
• Vain lisäyksiä salliva, hash-ketjutettu auditointiloki, jossa aiemman merkinnän muuttaminen tai poistaminen on havaittavissa.
• Alustan tietokannan varmuuskopiot, jotka salataan ennen niiden tallentamista.

Sencai Vault ja Secret Injection

Kun käytät Secret Injection -toimintoa, Sencai tallentaa antamasi salaisuuksien arvot levossa salattuina Sencai Vault -salaisuussäilöön, jota Sencai ylläpitää itse EU:ssa sijaitsevalla Google Cloud -infrastruktuurilla. Sencai käyttää näitä arvoja yksinomaan niiden toimittamiseen omaan infrastruktuuriisi: Kubernetes-klusteriin tai palvelimille, joilla Sencai-agentti toimii, silloin kun otat tämän käyttöön, ja niissä vain sijainteihin, jotka kyseisen klusterin tai palvelimen oma määritys sallii. Tallennettuja arvoja ei voi tarkastella eikä viedä ulos alustan kautta. Alustan palvelut pääsevät niihin käsiksi vain erillisillä tunnistetiedoilla, jotka on rajattu arvojen tallentamiseen, niiden lukemiseen toimitusta varten tai niiden poistamiseen, ja alustan palveluiden ja Sencai Vault -salaisuussäilön välinen liikenne salataan TLS:llä. Sencai Vault pitää pääsystä siihen auditointilokia, jossa tunnistetiedot näkyvät vain avaimella muodostettuina tiivisteinä (HMAC). Jokainen toimitus salataan avaimella, joka on luotu yksinomaan kyseistä toimitusta varten. Arvo luovutetaan klusterille tai palvelimelle vasta, kun organisaatiosi ylläpitäjä on merkinnyt sen agentin luotetuksi, ja vain niille tunnistetiedoille, jotka agentilla oli luotetuksi merkitsemisen hetkellä. Korvatun arvon aiempia versioita voidaan säilyttää, kunnes Secret Injection -määritys peruutetaan tai poistetaan. Kun se on peruutettu tai poistettu, Sencai poistaa arvon ja kaikki säilytetyt versiot Sencai Vault -salaisuussäilöstä ilman aiheetonta viivytystä, ja Sencai poistaa kaikki tällaiset arvot ennen organisaation poistamista. Kun peruutat Secret Injection -määrityksen, Sencai ohjeistaa arvon vastaanottanutta agenttia poistamaan sen, jos ohjeen voi lähettää; jos sitä ei voi lähettää tai poistoa ei vahvisteta, esimerkiksi koska agentti ei ole yhteydessä tai sen yhteys on katkaistu tai toimitus on poistettu käytöstä, arvo voi jäädä infrastruktuuriisi. Kaikki infrastruktuuriisi toimitetut kopiot ovat hallinnassasi, ja niitä voi lukea kuka tahansa, jolla on riittävä pääsy järjestelmään, jossa ne ovat, mukaan lukien etuoikeutetut käyttäjät ja kaikki, joiden sallit suorittaa komentoja Sencai-agentin kautta.

Alikäsittelijät

Annat Sencaille yleisen kirjallisen luvan käyttää alikäsittelijöitä, jotka on lueteltu alikäsittelijärekisterissä osoitteessa sencai.space/legal/subprocessors/. Sencai asettaa kirjallisella sopimuksella jokaiselle alikäsittelijälle tietosuojavelvoitteet, jotka tarjoavat vähintään saman suojan tason kuin tämän DPA:n velvoitteet, erityisesti riittävät takeet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta, kuten GDPR:n 28 artiklan 4 kohta edellyttää. Sencai vastaa sinulle täysimääräisesti kunkin alikäsittelijän velvoitteiden täyttämisestä, jollei Vastuu-kohdasta muuta johdu. Pilvipalveluntarjoajat, joiden tilit yhdistät itse, eivät ole Sencain alikäsittelijöitä: nämä tilit pysyvät oman sopimuksesi alla kyseisen palveluntarjoajan kanssa, ja Sencai toimii niissä vain ohjeidesi mukaan. Kun Sencai ajaa resurssejasi ylläpitämillään pilvitileillä, alla oleva palveluntarjoaja nimetään sinulle alikäsittelijäksi ennen järjestelyn alkua ja lisätään rekisteriin. Sencai ilmoittaa aiotusta alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta vähintään 14 päivää ennen muutoksen voimaantuloa päivittämällä rekisterin ja lähettämällä sähköpostia organisaatiosi omistajille. Voit vastustaa muutosta kirjallisesti osoitteeseen privacy@sencai.space kyseisen ajan kuluessa; tällöin Sencai pyrkii vilpittömässä mielessä yhdessä kanssasi ratkaisemaan vastustuksen, ja jos sitä ei voida ratkaista, voit irtisanoa asianomaisen palvelun - tai sopimuksen, jos palvelua ei voida tarjota ilman kyseistä alikäsittelijää - siten, että irtisanominen tulee voimaan ennen kuin muutosta sovelletaan tietoihisi.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti EU:ssa/ETA-alueella. Jos alikäsittelijä käsittelee niitä Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto perustuu rekisterissä kyseisen alikäsittelijän kohdalla ilmoitettuun perusteeseen - Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin - yhdessä täydentävien suojatoimien kanssa silloin, kun niitä edellytetään. Tekoälytoiminnot lähettävät niille antamasi sisällön rekisterissä nimetyille mallitoimittajille, jotka voivat käsitellä sitä EU:n ulkopuolella; mallitoimittajia käytetään vain, kun käytät kyseisiä toimintoja. Jos valitset itse yhdistämälläsi pilvitilillä Euroopan talousalueen ulkopuolisen alueen, tiedot siirtyvät sinne ohjeesi mukaisesti.

Avustaminen rekisteröityjen pyynnöissä

Käsittelyn luonne huomioon ottaen Sencai avustaa sinua asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein mahdollisuuksien mukaan vastaamaan pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröityjen GDPR:n III luvun mukaisten oikeuksien käyttämistä. Palvelu tarjoaa tätä varten itsepalvelutyökaluja: käyttäjäsi voivat viedä ulos tiliinsä liittyvät henkilötiedot ja pyytää tilinsä poistamista alustan tietosuoja-asetusnäkymästä, ja organisaatiosi auditointiloki voidaan viedä ulos. Jos nämä työkalut eivät riitä, Sencai antaa kohtuullista lisäapua pyynnöstä, joka lähetetään osoitteeseen privacy@sencai.space. Jos Sencai saa Asiakkaan henkilötietoja koskevan pyynnön suoraan rekisteröidyltä, se ilmoittaa siitä sinulle eikä vastaa pyyntöön itse, ellet anna siihen ohjetta tai laki sitä edellytä.

Avustaminen tietoturvassa, vaikutustenarvioinneissa ja ennakkokuulemisissa

Käsittelyn luonne ja Sencain käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen Sencai avustaa sinua GDPR:n 32-36 artiklan mukaisten velvoitteidesi täyttämisessä - käsittelyn turvallisuus, henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen, tietosuojaa koskevat vaikutustenarvioinnit ja valvontaviranomaisen ennakkokuuleminen. Se tekee tämän erityisesti asettamalla saataville tämän DPA:n ja sen kuvauksen turvallisuustoimenpiteistä, alikäsittelijärekisterin, selvityksen tietojen sijainnista, selosteet käsittelytoimista, jos tilaustasosi sisältää ne, sekä viennin auditointilokistasi, ja vastaamalla näihin tarkoituksiin liittyviin kohtuullisiin kysymyksiisi.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Sencai ilmoittaa sinulle Asiakkaan henkilötietoihin kohdistuvasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa 72 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut sen tietoonsa, sähköpostitse organisaatiosi omistajille. Ilmoituksessa kuvataan siltä osin kuin tiedot ovat kyseisellä hetkellä saatavilla loukkauksen luonne, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ja tietueiden ryhmät ja arvioidut lukumäärät; todennäköiset seuraukset; toimenpiteet, jotka on toteutettu tai joita ehdotetaan loukkauksen korjaamiseksi ja sen mahdollisten haitallisten vaikutusten lieventämiseksi; sekä yhteyspiste, josta saa lisätietoja. Jos kaikkia näitä tietoja ei ole saatavilla samanaikaisesti, Sencai toimittaa ne vaiheittain ilman enempää aiheetonta viivytystä. Sencai toteuttaa kohtuulliset toimenpiteet loukkauksen rajoittamiseksi ja tukee sinua ilmoittamisessa valvontaviranomaiselle ja asianomaisille rekisteröidyille silloin, kun sinun on tehtävä niin.

Poistaminen ja palauttaminen sopimuksen päättyessä

Sopimuksen päättymisen jälkeen sinulla on 21 päivää aikaa viedä tietosi ulos palvelun vientitoimintojen avulla käyttöehdoissa määrätyllä tavalla. Kun tämä aika on kulunut, Sencai poistaa Asiakkaan henkilötiedot, ellei EU:n oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä edellytetä niiden säilyttämistä. Poistaminen toteutetaan prosessina eikä yhdellä hetkellä; kunnes se on valmis, tietoja säilytetään ainoastaan niiden poistamista varten. Lisäksi:

• Varmuuskopioissa olevia tietoja ei poisteta kustakin varmuuskopiosta erikseen. Ne poistetaan, kun niitä sisältävät varmuuskopiot poistetaan, viimeistään vuoden kuluttua kunkin varmuuskopion ottamisesta; siihen asti varmuuskopiot pysyvät salattuina ja niitä käytetään vain palvelun palauttamiseen.
• Organisaatiosi auditointilokin merkintöjä ei poisteta, koska auditointiloki sallii rakenteeltaan vain lisäyksiä. Sopimuksen päättymisen jälkeen Sencai säilyttää niitä rekisterinpitäjänä yksinomaan tietoturva- ja todistelutarkoituksiin Tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla, ja pääsy niihin on rajattu näihin tarkoituksiin.
• Sencai Vault -salaisuussäilössä olevat salaisuuksien arvot poistetaan, kun Secret Injection -määritys peruutetaan tai poistetaan, ja joka tapauksessa ennen organisaatiosi poistamista.
• Itse yhdistämilläsi pilvitileillä olevat resurssit pysyvät sinun omanasi, eikä Sencai koskaan poista niitä sopimuksen päättämisen yhteydessä.

Auditoinnit ja tiedot

Sencai asettaa saatavillesi tiedot, jotka ovat tarpeen GDPR:n 28 artiklassa säädettyjen velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi. Se tekee tämän ensisijaisesti dokumentaation avulla: tämä DPA, alikäsittelijärekisteri, selvitys tietojen sijainnista, selosteet käsittelytoimista, jos tilaustasosi sisältää ne, vienti auditointilokistasi sekä kirjalliset vastaukset kohtuullisiin tietoturvakyselyihin. Sencailla ei ole ISO 27001- eikä SOC 2 -sertifiointia. Siltä osin kuin GDPR:n 28 artiklan 3 kohdan h alakohta sitä edellyttää tai valvontaviranomainen sitä vaatii, Sencai myös mahdollistaa sinun tai valtuuttamasi tarkastajan suorittamat auditoinnit, mukaan lukien tarkastukset, ja osallistuu niihin. Tällaisista auditoinneista on ilmoitettava kohtuullisessa ajassa etukäteen, ne suoritetaan sinun kustannuksellasi ja salassapitovelvoitteiden alaisina, eivätkä ne saa antaa pääsyä muiden asiakkaiden tietoihin tai vaarantaa palvelun turvallisuutta. Pyynnöt lähetetään osoitteeseen privacy@sencai.space.

Vastuu

Tästä DPA:sta johtuvaan tai siihen liittyvään vastuuseen sovelletaan käyttöehtojen vastuunrajoitusta siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö sen sallii. Mikään tässä DPA:ssa ei rajoita rekisteröityjen GDPR:n mukaisia oikeuksia.

Voimassaolo, muutokset ja sovellettava laki

Tätä DPA:ta sovelletaan niin kauan kuin Sencai käsittelee Asiakkaan henkilötietoja puolestasi, myös käyttöehtojen päättymisen jälkeen siihen asti, kunnes poistaminen on valmis. Sencai voi muuttaa tätä DPA:ta samalla tavalla kuin käyttöehtoja vähintään 14 päivän etukäteisilmoituksella sähköpostitse tai sovelluksen sisäisellä ilmoituksella; jos et hyväksy olennaista muutosta, voit irtisanoa sopimuksen muutoksen voimaantulopäivästä alkaen. Tähän DPA:han sovelletaan Tšekin tasavallan lakia, ja riidat ratkaisee Prahan, Tšekin tasavallan, toimivaltainen tuomioistuin käyttöehdoissa määrätyllä tavalla.

Yhteystiedot

Tätä DPA:ta koskevat kysymykset, tietosuojapyynnöt, ohjeet sekä alikäsittelijämuutosten vastustaminen: privacy@sencai.space. Tietoturvapoikkeamat ja haavoittuvuusilmoitukset: security@sencai.space. Sencai lähettää tämän DPA:n mukaiset ilmoitukset organisaatiosi omistajien sähköpostiosoitteisiin, joten pidäthän ne ajan tasalla.